Ausgangslage und Anforderungen
Die Wahrscheinlichkeit von größeren Anlageverlusten ist aufgrund der erhöhten Volatilität an den Märkten im Anstieg begriffen. Ein Thema mit steigender Bedeutung in der Vermögensverwaltung dürfte daher in diesem Zusammenhang auch der Umgang mit Verlustmitteilungen an Kunden sein.
Zu beachten ist insbesondere die seit 2018 durch die MiFID II aufsichtsrechtlich eingeführte zwingend zu beachtende Verlustschwelle von 10%. Je nach Risikoausrichtung finden sich im Markt verschiedene ergänzende Schwellen, die häufig zwischen 5% bis 15% angesiedelt sind.
Bei Erreichen der Verlustschwellen ist der Vermögensverwalter zur entsprechenden Information seines Kunden verpflichtet. Die Einhaltung der Verlustschwellen-Mitteilungspflicht ist auch Gegenstand der jährlich durchzuführenden WpHG-Prüfung. Praxisfragen ergeben sich häufig bezüglich der Art und der Zeitnähe der Kundenbenachrichtigung. Auch die Modalitäten bei mehrfachem Erreichen von Verlustschwellen in kurzen Zeitabständen werfen Fragen auf.
Umsetzung
Die Form der Information an den Kunden bei Überschreiten der Verlustschwelle ist gesetzlich oder aufsichtsrechtlich nicht vorgeschrieben. Maßgebend sind im Zweifel aber die im Vertrag mit dem Kunden vereinbarten Modalitäten.
In der Praxis wird teilweise auch die Informationspflicht von der depotführenden Bank übernommen. Verantwortlich gegenüber dem Kunden und der Aufsicht bleibt jedoch stets der Vermögensverwalter. Häufig wird als Kommunikationsweg eine schriftliche Mitteilung vereinbart, zuweilen erfolgen die Mitteilungen auch telefonisch. Hierfür spricht die Möglichkeit dem Kunden in diesem Zusammenhang weitere ausführliche Erläuterungen geben zu können. Teilweise erfolgt auch zusätzlich zu der mündlichen Information des Kunden eine schriftliche Information, in der auf das Gespräch Bezug genommen wird, was die Festigkeit der Dokumentation zusätzlich erhöht. In jedem Fall ist zur späteren Nachvollziehbarkeit eine zumindest interne Dokumentation zu fordern.
Um überhaupt ermitteln zu können, wann eine Verlustschwelle überschritten ist, ist es von Bedeutung auf die richtige Bezugs-/Ausgangsgröße abzustellen, die als Basis für den zu beobachtenden prozentualen Verlust dient.
Ein weiterer kritischer Punkt ist die kontinuierliche Überwachung und vor allem die zeitnahe Feststellung des Umstands, dass eine Verlustschwelle überschritten wurde. Hierbei ist die vielfach effizienteste Umsetzung die Überwachung durch eine im Einsatz befindliche Portfoliomanagement-Software. Es ist hier sicherzustellen, dass sämtliche Parameter korrekt hinterlegt sind. Vielfach erfolgt die Überwachung auch durch individuell entwickelte Lösungen, wie z.B. excelgestützt. Bei diesen Lösungen ist es wichtig zu gewährleisten, dass gerade in marktturbulenten Zeiten sämtliche Daten zeitnah aktualisiert werden, um relevante Kunden zu identifizieren. Teilweise erfolgen auch „manuelle“ Überwachungen durch den Portfoliomanager „auf Sicht“. Hierbei besteht neben dem Problem einer häufig nicht ausreichenden Dokumentation der entsprechenden Überwachung die Gefahr bei großen Marktschwankungen schnell den Überblick zu verlieren.
Haftungsrisiken und Fazit
Eine ordnungsgemäße Überwachung von Verlustschwellen und ggf. Information der Kunden ist essenziell. Bestehen hierbei Defizite, so kann dies zu großen Haftungsrisiken gegenüber dem Kunden führen. Beanstandungen bei internen oder externen Prüfungen können auch die Aufsicht auf den Plan rufen.